« la règle des 4D » : traiter ses mails avec efficacité

Lorsque j’ai conçu la formation de productivité personnelle J2MT (Je Maîtrise Mon Temps) appliquée à Outlook, j’ai découvert une règle très efficace de gestion des mails, surnommée la règle des 4D, comme Delete, Delegate, Defer, Do.

Cette règle s’applique de manière systématique au traitement de sa boîte de réception (inbox) de messagerie. L’objectif final est de vider cette fameuse inbox en vue de garder un système opérationnel et de maintenir sa productivité personnelle au top !

« Delete »
La première action est de supprimer un maximum de mails. Cela paraît évident mais pour beaucoup de personnes il s’agit d’un effort tout particulier que celui de mettre un mail dans la corbeille. On a toujours un doute : doit-on le conserver ? Nous sera-t-il utile un jour ? Mon conseil est de vous débarrasser d’un maximum de mails. Il est d’ailleurs saisissant de voir que pour une majorité de productivistes américains le fait de déplacer un mail dans la corbeille (le supprimer donc) et le fait de le classer dans un dossier, cela revient au même ! La règle des 4D ne prévoit pas une 5ème lettre du type Classer/Ranger/Archiver : un mail, soit on agit dessus, soit on le supprime. A méditer…

« Do »
Deuxième possibilité face à un mail : agir. Par agir (« do ») on entend entamer une action qui prend moins de 2 minutes à faire (sinon on Diffère la réalisation : cf. point suivant) : par exemple appeler quelqu’un, envoyer un fax, ou tout simplement répondre au mail (en moins de 120 secondes).

« Differ »
Dès lors qu’une action est induite par le mail, mais que vous n’êtes pas en mesure de la réaliser dans l’instant (ou qu’elle prend plus de 2 minutes), il s’agit de différer sa réalisation. Par différer sa réalisation, j’entends transformer le mail en tâche. C’est une fonction d’Outlook aussi utile que méconnue. Pour ce faire, vous réalisez un clic droit (pas le clic gauche habituel) sur le mail et vous le déplacez vers le dossier Tâches à gauche de votre écran, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé. Vous relâchez le clic de la souris et un menu contextuel apparaît ; choisissez la 3ème option « Déplacer comme tâche avec pièce jointe »

De cette manière, vous videz votre boîte de réception. Vous créez ainsi une tâche Outlook que vous pouvez planifier ultérieurement en termes de réalisation. Je reviendrai plus tard dans ce blog dans la gestion des Tâches au sein d’Outlook.

En phase de traitement, si votre mail est ouvert vous pouvez aussi aussi utiliser le bouton « Déplacer » comme décrit dans l’image ci-dessous :

tache2

« Delegate »

Le 4ème D correspond au fait de déléguer l’action que le mail suppose. Si vous ne supprimez pas le mail, que vous ne faites pas l’action tout de suite, ou que vous ne la reportez pas, vous pouvez également la déléguer à un quelqu’un d’autre. Techniquement, cela revient à la même chose que ci-dessus, à la différence près que vous ajoutez une étape supplémentaire : celle de « pousser » le mail à la ou les personnes concernées, avec les consignes adaptées, et en vous mettant en copie ; vous supprimez alors le mail d’origine puis vous transformez le nouveau mail en tâche : une tâche de suivi qui vous permettra ensuite d’assurer le contrôle de la réalisation de l’action auprès du ou des interlocuteurs concernés.

Savez-vous que certains intervenants ont fait de cette règle des 4D de véritables séminaires de formation ? Si vous êtes intéressé par le contenu de cet article, je vous invite à prendre quelques instants pour découvrir cette vidéo :

Par ailleurs, la présentation que Merlin Mann réalise dans le cadre de cette intervention est directement inspirée des principes de Présentation ZEN, de Garr Reynolds dont je vous parlais il y a peu dans les colonnes de ce blog.

Enfin, si je veux faire mon boulot complètement, je dois garder en tête une maxime importante quand je suis en phase de traitement de mes mails : « touch it once » ; cela revient à dire, que lorsque j’applique la règle des 4D je le fais une bonne fois pour toute. Je distingue la phase, quasi permanente dans laquelle nos vies professionnelles se sont plongées, que je nommerais la phase de surveillance, et la phase régulière et séquencée de traitement des e-mails. Durant cette seconde phase, dès lors que vous ouvrez un mail, vous agissez dessus immédiatement et sans avoir à revenir dessus après. Si je « touche » un mail, j’agis dessus ; sinon, je perd du temps la prochaine fois « que je me remets dedans » : cela revient à ne pas traiter ses mails si je ne suis pas en mesure d’agir dessus.

Si vous avez d’autres conseils, n’hésitez pas à commenter ce post.

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