Microsoft OneDrive, encore une énième solution de stockage de fichiers en ligne ? Non, c’est plus que ça. Cette nouvelle fonctionnalité de Microsoft peut vous apporter une simplification de votre quotidien. Comment ? je vous décortique mon usage.

Microsoft OneDrive : d’abord un accès rapide et simple

Si vous disposez déjà d’une licence Microsoft Office 365, il y a des fortes chances pour que vous bénéficiez déjà de la solution. De ce fait, vous allez pouvoir l’utiliser au quotidien, au moyen de vos outils bureautiques familiers.

Compatibilité et affinités

C’est parti pour la liste des bonnes nouvelles :

  • Mise à disposition d’1To de stockage par user
  • Accessible via Microsoft Teams
  • Encore mieux, compatible avec les équipes que vous avez créées dans Teams : vous pouvez partager des documents dans le canal dédié à vos équipes et les projets associés. Pour savoir comment gérer les canaux d’équipe dans Teams, voilà la séance de rattrapage.
  • Utilise la technologie SharePoint, technologie qui a déjà fait ses preuves car existant depuis de nombreuses années.
  • Accessible facilement, soit via le web soit en client lourd, y compris sur des périphériques mobiles de type tablettes ou smartphones

Autres fonctionnalités et bons points

Ce qui est vraiment un atout (car tous les systèmes de stockage de fichiers ne le proposent pas), c’est la sauvegarde de votre bureau Windows. Vous savez ? l’espace où vous ne devriez pas accumuler des documents, parce que c’est trop risqué si votre PC plante… Et bien OneDrive vous propose de conserver une copie de ces fichiers. ouf !

En réalité, au-delà du risque de perte de documents, je vous déconseille le stockage sur bureau, car ce sont des documents qui ne sont visibles que par vous… Parfois c’est mieux de stocker des documents dans des espaces potentiellement partageables : on ne sait jamais, ça aidera peut-être quelqu’un un jour… Et si c’est personnel, mieux vaut le ranger dans un dossier sécurisé.

J’ajoute que Microsoft OneDrive en profite pour sauvegarder les dossiers “mes documents” et “mes images”.

Sécurité et sauvegarde : vos documents bien protégés

Abordons maintenant les 2 thématiques les plus importantes quand on intègre un nouvel outil : la sécurité, et la fiabilité pour conserver les informations qu’on va y stocker.

Sauvegarde des fichiers

Comme déjà stipulé plus haut, OneDrive propose une sauvegarde de votre bureau. Mais aussi de tout document que vous souhaitez ranger dedans. Vous pouvez l’utiliser comme un mini serveur de fichiers. Mais jusqu’à 1To. Privilégiez donc, si vous l’utilisez dans un cadre professionnel, les documents individuels, ou les documents inhérents à un projet ponctuel, pour un partage avec les personnes concernées.

De plus, vous pouvez le télécharger sous forme d’appli sur votre téléphone. Y stocker et y sauvegarder des documents directement de votre smartphone. Et l’utiliser comme une appli de stockage sécurisée.

Sécurité des partages

Une fois vos documents stockés  dans OneDrive, vous pouvez les partager avec qui vous voulez. Comment ? 2 solutions :

  • Les associer à une équipe Teams (voir plus haut comment on crée une Team), en les intégrant dans un onglet (“fichiers”) du canal de projet que vous utilisez
  • En envoyant un lien vers le fichier ou le répertoire. Ce lien est proposé systématiquement avec un mot de passe individuel pou rune sécurité optimale.

 

Microsoft OneDrive : Les limites, ou l’usage collectif moins fonctionnel qu’un serveur de fichiers

Après avoir présenté les avantages de cette solution Microsoft, voici le moment tant attendu du bilan. Les + et les – :

Les avantages

La solution est facile à mettre en place, surtout grâce à son accès directement dans Teams. Utile pour sauvegarder ses documents, synchronisation immédiate, et surtout inclus dans la plupart des suite O365 et licences Microsoft.

Le top : co édition de fichiers en simultané, même dans les applis lourdes (Word, Excel…). Ce qui veut dire que si vous êtes plusieurs à ouvrir un même document en même temps, chacun des 2 pourra modifier en simultané. Il n’y en aura pas un en lecture seule.

Dernier bonus (que l’on retrouve chez les autres éditeurs de solutions de stockage de fichiers) : Restauration des fichiers, même après plusieurs semaines.

Les inconvénients

Le partage vers l’extérieur est compliqué, on peut s’y perdre : cette partie-là n’est pas très intuitive. Ce n’est pas si facile que ça pour remplacer un serveur de fichiers, car l’administration est compliquée. C’est donc très bien pour ses documents individuels, ou pour travailler sur un projet ponctuel, mais cela ne remplacera pas un serveur de fichiers complet. Pour cela, il vaut mieux vous tourner vers Dropbox.

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