Paper, c’est un outil que vous avez à votre disposition lorsque vous souscrivez à l’offre Dropbox. Ce petit « papier » virtuel vous permet de prendre des notes, partager avec vos collègues mais aussi avec toute personne ayant un compte Dropbox !
Nous avions déjà, dans un précédent article, vanté les mérites des possibilités de travail en équipe de cet outil, nous allons donc aborder aujourd’hui l’aspect « technique », si on peut parler ainsi… Car vous allez voir, rien n’est plus simple que l’utilisation de Paper !!!
Paper ou la prise de note en temps réel
Lorsque vous voulez prendre des notes et partager vos idées avec vos collègues, vous avez tendance à écrire un mail, sur lequel tout le monde ira de son commentaire… Cela va générer une quantité importante de messages, qui risquent de vous perdre sur la chronologie de réponse et les actions menées individuellement.
Alors, ayez le réflexe d’ouvrir un paper… Nous allons vous apprendre comment on fait !
Pour ouvrir un paper, il vous suffit de cliquer sur l’icône Dropbox dans votre barre des tâches en bas de votre écran. Puis trouvez l’icône Paper et c’est parti !
Votre paper s’ouvre sur une page vierge, où l’on vous propose de mettre un titre… Et vous verrez, l’équipe de Dropbox ne manque pas d’humour, car à chaque paper, vous avez une petite phrase d’accroche amusante et/ou inspirante… De quoi bien commencer son travail.
Bichonnez vos titres, ils vous le rendront !
Un titre c’est important. Alors amusez-vous à mettre un emoji avant celui de votre paper, comme ça il sera estampillé d’un symbole qui le représente, et qui vous permettra de le repérer facilement dans les listes de vos papers existants. Pour cela, un click droit devant le titre, on choisit emoji et on sélectionne celui qu’on veut ! Ou, encore plus simple, tapez » : » et attendez, les émojis apparaissent… Vous n’avez plus qu’à faire votre choix.
Ensuite, vous pouvez mettre des titres aux chapitres de votre document, en utilisant H1 ou H2 : double cliquez sur le texte de votre titre que vous venez d’écrire. Une barre des tâches noire se matérialise. H1 c’est le titre principal, H2 le sous-titre. Bien choisir son arborescence de titre a de l’importance pour, ensuite pouvoir s’y retrouver… car si vous glissez votre curseur sur la gauche de votre paper, vous allez voir apparaître tous vos titres de chapitre, telle une table des matières qui se créé au fil de votre rédaction ! Et si vous cliquez sur n’importe quel titre de chapitre, vous allez y être renvoyé instantanément !
Optimisez votre mise en page
Les possibilités de faire de la mise en page sont assez limitées, mais suffisent à la fonctionnalité de l’outil.
Pour accéder aux outils de mise en page, utilisez la barres des tâches noire, ou faites apparaître la barre des tâches grisée, en plaçant votre curseur sur la ligne de texte à écrire. Vous pourrez ainsi insérer des puces, des numérotations, des tâches à cocher, mettre en gras ou en italique. Mais si vous voulez gagner du temps, vous pouvez aussi retrouver tous les raccourcis clavier en ouvrant le guide des raccourcis, via l’icône clavier en bas à droite de votre paper. Tout y est résumé !
Le partage, c’est bien l’atout majeur de Paper
Ce n’est pas tout de rédiger son paper, il faut pouvoir le partager. Pourquoi ? Mais tout simplement pour permettre à vos collègues de voir en temps réel vos idées, de pouvoir intervenir rapidement et/ou pour pouvoir informer des avancées de chacun.
Invitez vos collègues
Utilisez le bouton INVITER en haut à droite de votre Paper, puis ajoutez, ajoutez, ajoutez sans modération (ou presque) toutes les personnes qui ont un rôle à jouer dans le projet que vous exposez. Toutes ces personnes auront des droits dans ce document : intervenir, modifier le texte, inviter d’autres personnes, commenter… Vous pouvez gérer ces paramètres (pour restreindre les modifications ou les partages par exemple) en cliquant sur les … en haut à droite, et « paramètres de partage ». Personnalisez ensuite, selon vos préférences. Cela peut être utile si l’on veut que le document reste confidentiel, et ne puisse en aucun cas être vu par d’autres que les personnes invitées dedans !
Assignez des tâches !
L’avantage certain du partage avec ses collègues, c’est la possibilité de leur assigner des tâches ! Ainsi on pourra suivre l’évolution du travail de chacun ! Pour cela, il suffit de:
- créer une tâche en utilisant une des barres des tâches (noire ou grisée) et choisir l’icône tâche (un carré coché !)
- écrire @nom de la personne
- Ajouter une deadline si l’on veut, en faisant apparaître le symbole du calendrier
Vos collègues et vous-même recevrez un mail pour vous informer des tâches non faites, ou sinon, vous pourrez trouver toutes les notifications concernant tous vos papers en cliquant sur l’cône Dropbox en bas de votre écran. Vous pouvez ainsi suivre les mouvements sur vos documents partagés: qui a ouvert quoi? Qui a commenté quoi? et pleins d’autres choses.
Nous avons exposé les fonctionnalités de base du Paper. Mais ses capacités ne s’arrêtent pas là : on peut y partager des fichiers, des vidéos, des calendriers, et plus encore… Cela vous sera exposé au prochain épisode ! Alors un peu de patience… Mais si vous voulez d’ores et déjà en savoir plus, vous pouvez regarder ceci.
