Pour aborder le sujet épineux de la préparation des réunions…
Retrouvons, dans une ultime vidéo, les conseils avisés de notre coach favori, Marc Jeandot, aussi connu sous le nom de Marco, et les explications de sa plume préférée, Geneviève Mitha-Cornier.
La réunion, régulièrement décriée, reste pourtant un outil performant pour se concerter, réfléchir, construire et décider ensemble. C’est un pilier de l’intelligence collective….pour autant que l’efficacité de la rencontre soit au rendez-vous.
Le T.O.P…c’est « tip-top » !
A propos des réunions, Marco a déjà attiré l’attention sur l’importance de veiller à ce que chacun puisse y apporter ses idées dans un cadre défini (Cf la video 1 :donnez de la voilure à vos réunions : I.C.O. !). Il a pointé l’importance pour le manager d’intégrer les notions de Sens , Processus , Contenu ( cf video 2 : un trio plein de bon sens : SCP).
La Vidéo 3 porte sur un autre outil bien complémentaire : le T.O.P qui signifie Thème-Objectif-Plan.
Thème, Objectif, Plan, la clé des bonnes réunions
Le Thème, c’est le nom de la réunion, quel sujet aborder?
L’Objectif, c’est pourquoi tout le monde est réuni, quelle est la finalité de la réunion ?
Le Plan, c’est le déroulement de la réunion, les sujets qui doivent être abordés.
En quoi est ce plus efficient que le classique « ordre du jour » habituellement utilisé ?
Par le Thème et surtout par l’Objectif !
Prendre le temps de réfléchir au thème et à l’objectif conduit à mieux cibler ce que l’on attend précisément des réunions et éviter, comme parfois, que les objectifs annoncés n’en soient pas vraiment. Il en est ainsi par exemple de « échanger », « informer », « partager », etc…qui en fait, sont plus des « moyens » que des objectifs en soi.
Par exemple, lors d’un changement de réglementation impactant l’activité, afficher en objectif « informer sur la nouvelle réglementation lambda » ne peut être considéré comme le but de la réunion. L’objectif serait plutôt «impacts de la nouvelle réglementation lambda sur l’activité». « Informer » est, lui, un « moyen » permettant à chacun d’en mesurer les impacts.
Alors, quel pourrait être un bon objectif de réunions ?
Prendre des décisions , définir des actions, trouver des idées….
La phase préparatoire, où le manager se pose ainsi la question de l’objectif, nécessite de sa part une vraie réflexion en amont. Elle lui garantit en retour un message clair pour tous, chacun des participants ayant une finalité commune à atteindre. Cela permettra également de vérifier, selon si l’objectif est atteint ou pas, l’efficacité de la rencontre.
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