Chose promise, chose due ! Voici la seconde partie de notre présentation de l’outil Paper de Dropbox. Nous vous apprenions, le mois dernier, à créer un paper, à inviter vos collaborateurs à le suivre et/ou à y participer. Aujourd’hui nous allons aborder la façon d’y partager des documents, des médias, tout ce que l’on veut en somme !
Partager, partager, partager encore et encore !
Ce qu’il manque souvent, à un travail en groupe, c’est un moyen simple de retrouver/modifier des documents ouverts à plusieurs personnes. La plupart du temps, nous créons des dossiers partagés dans lesquels nous stockons des fichiers, puis nous envoyons des mails et encore des mails avec les documents et les commentaires que l’on veut faire dessus. Les mails se croisent, s’accumulent, et très vite on se sent submergé par la quantité d’informations, dispersées ça et là et difficilement lisibles chronologiquement.
Ce qu’il faut, c’est un espace conçu comme son cerveau : tout y est remonté, classé, bougé, répertorié. Cet espace, vous l’avez compris, c’est Paper !
Remonter des fichiers, rien de plus simple
Pour intégrer des documents ou d’autres choses, que nous allons évoquer tout de suite, la barre des tâches grisée va devenir votre meilleure amie. Nous vous rappelons comment la faire apparaître : placez votre curseur au début de votre ligne vierge, et la voici qui se matérialise ! Ensuite, choisissez parmi ces icônes, en fonction de ce que vous souhaitez intégrer :
Nous avons déjà abordé les listes et les tâches, alors consacrons-nous plutôt à l’ajout d’informations sous toute autre forme.
- Média : une vidéo sur un site dédié (Youtube, Giphy…)
- Fichier : un fichier ou un dossier de votre file system
- Image : une photo
- Tableau : un tableau à plusieurs colonnes/lignes, que vous créez en fonction de vos besoins. Le tableau de base aura 2 lignes et 2 colonnes, il suffit d’en ajouter en cliquant sur +
- Calendrier : un planning horizontal s’intègre au Paper. Ensuite, ajoutez-y des encadrés de la taille que vous désirez. Personnalisez-le : il peut s’étendre sur une période définie, être coloré, on peut y inviter un collaborateur, le cocher comme terminé !
- Autres options : liste numérotée, section, ajouter du code (pour les plus férus d’entre nous !!!)
Drag and drop… sans limite
Vous pouvez utiliser les icônes vues ci-dessus, ou tout simplement faire glisser les éléments à ajouter. Pour partager une vidéo par exemple, drag and drop directement dans le Paper, ou même au sein d’un tableau !!
Lorsque vous avez fini d’intégrer votre document, vous pouvez lui ajouter une légende (cliquez en-dessous, puis écrivez). Mais ce qui est encore mieux, c’est que, si votre document vient de votre Dropbox, vous pouvez remonter jusqu’à lui, pour le modifier à la source, en cliquant dessus : ensuite, choisissez « ouvrir dans Dropbox » !
Retrouver ses Papers, une solution simple
Le problème avec Paper, c’est qu’on devient vitre accro… Alors on en créé, on en créé encore et encore, et on s’y perd. Voici donc 2 astuces faciles pour retrouver ses Papers à tous les coups :
- Créez des dossiers dans lesquels vous classerez vos Papers : sur la page d’accueil de Paper, choisissez « créer un dossier ». Partagez-le avec qui vous voulez. Attention : les personnes pourront accéder aux
Papers que vous aurez mis dedans- Faites-vous un raccourci dans votre navigateur sous forme de dossier, rangez-y vos Papers en cours. Une fois que vous n’en avez plus besoin, vous pouvez les ôter…
- Dernière astuce : lorsqu’un Paper est obsolète, vous pouvez le passer en PDF afin de l’archiver dans un dossier de votre file system ou de votre Dropbox. Ainsi, il n’encombre plus vos Papers en cours mais est consultable facilement ! Cliquer sur les … en haut à droite, choisissez Exporter, puis l’option PDF, et le tour est joué.
Vous l’aurez compris, chez AXONE Group nous sommes fans de cet outil collaboratif. Plus de spontanéité et moins de mails, voilà la source du succès de ce papier virtuel indispensable à une collaboration fluide !
Pour tout détail complémentaire sur l’usage au quotidien, une section du site de Dropbox est consacrée à l’outil. Une sorte de FAQ qui peut être utile !
