Microsoft Teams, nous en avons déjà parlé. Nous avions évoqué rapidement son périmètre d’action… Mais connaissez-vous toutes ses nuances ? Nous en étions restés à la partie visible de l’iceberg, allons voir ce qui s’y passe en profondeur…

Teams Planificateur, le super outil de gestion du temps

La planificateur permet, lorsqu’il est bien utilisé, de retrouver toutes ses tâches au même endroit. Peu importe le thème, peu importe l’implication de vos collègues, tout se retrouve en un seul et même outil : votre Teams ! Je vous explique.

Utilisez l’application planificateur…

Dans la barre des tâches verticale de votre Teams Microsoft, vous avez la possibilité de choisir les applications que vous voulez associer au logiciel de base. Prenez Planificateur, au hasard ! et installezTeams planner-appli-le !

Une fois paramétré, il vous suivra partout. Dès que vous cliquez dessus, toutes les tâches qui vous sont assignées apparaissent, avec le contenu, la deadline fixée, le canal dans lequel ces tâches ont été créées à la base. Un canal, mais qu’est-ce que c’est ??? je vous renvoie à mon précédent article, mais je vais tout de même détailler maintenant l’utilisation du Planificateur dans un canal d’équipe.

…ou un canal d’équipe !

Lorsque vous avez constitué une “team” dans le logiciel, vous pouvez utiliser des onglets spécifiques pour partager ce que vous souhaitez avec vos collaborateurs : bloc-note, site internet, fichiers Word ou Excel etc… Mais aussi un onglet Planificateur, dans lequel vous notez les tâches en rapport avec le sujet de la “team” ou du canal.

Si vous créez une “team”, par exemple nommée les Petits Pédestres, dans laquelle vous ajoutez un canal que vous pouvez appeler “Projet Chevalier au Lion”, vous pourrez ensuite assigner des tâches en rapport avec le projet, à tous vos petits pédestres. Les tâches seront visibles dans le canal, mais aussi dans l’application Planificateur de chaque collaborateur assigné !

Personal Teams Kanban, ou comment réunir la crème des outils d’organisation !

Nous avons vu qu’une tâche peut être créée et être retrouvée à plusieurs endroits, mais voyons maintenant comment la personnaliser, la rendre dynamique et précise ! Et surtout, comment la classer à son bon endroit. Cette façon simplissime de qualifier une action, de noter la tâche dans un petit encart que l’on peut faire glisser d’une colonne à une autre, m’évoque Personal Kanban, et vous allez comprendre pourquoi !

 

Personal Kanban : des tâches classifiées et lisibles !

Teams planificateur-les petits pédestresUne fois l’onglet planificateur créé, vous allez avoir une page vide qui s’affiche, avec une colonne A faire de base, et puis c’est tout. Ensuite, à vous de créer le nombre de colonnes que vous voulez, en ajoutant de nouveaux compartiments. Il vous suffit de faire glisser une tâche d’une colonne à l’autre pour tout réorganiser !

C’est en cela que ceci se rapproche de la méthode Kanban : un tableau, certes virtuel, où toutes les actions à mener sont visibles, catégorisées et organisées. Déplaçables à l’envi, cette liberté de mouvement vous permettra de ne pas rester figé dans votre organisation.

A savoir que vous pouvez aussi planifier ces tâches dans un calendrier, en cliquant sur planning. La date d’échéance détermine où la tâche va se retrouver dans votre semaine !

Et vous pouvez aussi regarder un graphique qui catégorise vos tâches : les terminées, celles en cours, les assignées… De quoi se remonter le moral quand on a l’impression d’avoir eu une journée infructueuse !

Catégoriser les tâches, la clé du succès

Pas d’organisation de professionnel sans une bonne catégorisation des tâches ! Alors, il ne faut pas oublier de :

  • Nommer la tâche de manière précise (car rien de pire que de ne pas se comprendre a posteriori… du genre “mais qu’ai-je voulu dire par : j’apprécie les fruits au sirop ?”)
  • Compléter la tâche :
    • Assignation : si on veut assigner à un membre de sa team
    • Progression : non démarrée, en cours…
    • Priorité : urgent, important, non urgent…
    • Echéance : deadline
    • Notes : précisions à apporter pour bien comprendre la mission
    • Liste de contrôle : check list avec décompte des actions à mener

Vous pouvez aller plus loin et créer des étiquettes pour qualifier encore plus précisément vos tâches. Sur le côté droit de votre tâche, vous allez voir des petits intercalaires de couleur. Nommez-les en fonction de la classification que vous voulez ajouter (court – de 30 min, long, complexe, en One to One…) et cliquez dessus dans votre tâche pour les accrocher. Vous aurez ensuite un bel arc-en-ciel sur le côté de votre tâche, qui vous informera en un coup d’œil, de l’impact de votre tâche : + de 30 minutes et complexe, vous savez que vous allez en avoir pour un moment, planifiez-la plutôt le matin !

Voir le travail accompli !

Une fois votre tâche terminée, cochez le petit rond à côté de son intitulé, et elle passera dans la catégorie terminée instantanément ! Vous verrez, avec la plus grande satisfaction, la masse de travail accompli ! Vous pouvez aussi admirer votre gestion du temps en jetant un œil dans les graphiques ou dans votre calendrier !

 

Vous l’aurez compris, Teams planificateur est un outil vraiment interactif et simple d’utilisation ! Vous pouvez l’installer sur votre smartphone, vous notifier des mails de relance… Teams va devenir votre deuxième cerveau ! Pour en savoir encore plus, suivez le lien !

 

Pourquoi ce blog

Vous êtes dirigeant, cadre, ou patron de PME ; que l'informatique vous passionne, ou au contraire qu'elle vous ennuie : ce blog est fait pour vous.

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