Le sujet revient souvent dans les colonnes de mon blog : comment mieux gérer son temps de travail et le travail collaboratif ? Quel outil m’accompagnera le mieux dans l’optimisation de la répartition de mes tâches ? Et si Microsoft Teams pouvait regrouper tout cela ?

Microsoft Office 365, vous connaissez ?

Pour beaucoup d’entre vous, vous utilisez Office 365 pour travailler au quotidien : Outlook pour vos mails, la suite Office pour vos rapports, documents, tableaux, et autres présentations… Vous utilisez toujours les mêmes fonctionnalités. Mais savez-vous que la version Business Premium Office 365 vous offre une multitude d’outils organisationnels, comme Teams ? Ce logiciel, qui paraît assez simpliste au premier abord, regorge, en réalité, de possibilités, pour peu que l’on s’y plonge !

La messagerie instantanée, c’est Teams !

Vous utilisiez sans doute Skype ou Lync pour communiquer en interne par messagerie instantanée. Et vous êtes orphelin de votre outil qui était si pratique. Alors pensez à Teams ! Outre les fonctionnalités de base que vous aviez avec vos autres messageries (synchronisation avec votre calendrier, discussions de groupe…), l’onglet “conversation” de Teams vous permet :

  • d’organiser des réunions programmées sur votre outil de visioconférence (il suffit d’ajouter l’application Lifesize Teams conversationpar exemple)
  • de partager des vidéos et des gifs avec vos collègues
  • de faire de la mise en page dans vos commentaires (comme sur Word)

Même si le graphisme peut paraître quelque peu rudimentaire, vous vous ferez vite à ce nouveau système de conversation. D’autant plus que l’onglet messagerie n’est que la partie émergée de l’iceberg !

 

La collaboration en équipes, c’est Teams !

Au-delà de la simple conversation, Microsoft Teams propose un onglet “équipes”, qui permet de partager des informations sur des thématiques ciblées. C’est très simple : vous créez votre team (votre “équipe”) puis vous ajoutez autant de canaux que de sujets que vous souhaitez partager avec ladite équipe.

Dans chaque canal, vous gérez des onglets qui doivent vous permettre de remonter tous les documents et autres liens dont vous aurez besoin pour gérer votre sujet :

  • liens vers des sites internet
  • fichiers divers (Word, Excel, PDF…)
  • OneNote : le bloc-note virtuel de Microsoft
  • planning et tâches…

Cet onglet “équipes” est vraiment très complet. Il permet de remonter à peu près tout type de support indispensable à la gestion du projet.

 

La gestion des tâches, c’est (encore !) Teams !

Roulement de tambour… Oui, Teams vous permet aussi de gérer vos tâches quotidiennes ! Vous le faisiez sur Outlook, peut-être même sur un outil dédié (ToDoIst, Remember the milk...) mais maintenant vous allez pouvoir le faire au même endroit que le reste de votre travail, et ainsi limiter la multiplication des outils d’organisation !

Ajoutez l’application Planificateur à votre Teams et utilisez-le où vous voulez : dans un canal créé pour une équipe ou simplement dans un calendrier personnel, vous y retrouvez toutes les tâches qui vous sont assignées. Le plus par rapport à Outlook, c’est que vous pouvez partager les plannings ainsi créés avec vos collaborateurs ! Idéal pour un suivi de l’avancée d’un travail à plusieurs !

Nous avons survolé l’outil Microsoft Teams, car il faudrait s’attarder sur chacune de ses différentes fonctionnalités, qui méritent toutes d’être explorées pour bien comprendre leur périmètre d’action !

En attendant les prochains articles, vous pouvez nous contacter pour en savoir plus, car chez AXONE Group, comme vous le savez déjà sûrement, nous testons toutes les solutions que nous proposons. Et sinon, vous pouvez toujours voir ce que Microsoft en dit !

Pourquoi ce blog

Vous êtes dirigeant, cadre, ou patron de PME ; que l'informatique vous passionne, ou au contraire qu'elle vous ennuie : ce blog est fait pour vous.