Améliorer sa productivité avec Outlook

La société Axone group a mis en oeuvre une méthode originale visant à optimiser l’usage que nous faisons au quotidien du logiciel Outlook ; cette méthode surnommée J2MT (pour Je Maîtrise Mon Temps) a pour objectif de rendre chaque individu plus productif au moyen d’Outlook.

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L’idée est de mettre en place un système de gestion intégré de votre information (SG2I). Ce Système de Gestion Intégré se compose de 3 sous-systèmes :

> Le système de collecte, réunissant toutes les lieux physiques et les situations où vous collectez de l’information (bloc-notes, réunions, boîte de réception Outlook, post-it etc.)
> Le système de référence : lieu de stockage de l’information
> Le système d’action : composé des tâches et du calendrier

Ce système s’appuie par ailleurs sur la mise en place d’un modèle de flux de travail que vous pouvez visualiser ci-dessous.

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Le but de ce modèle est de traiter les informations qui nous arrivent au fil de la journée de manière rationnelle et efficace. Les 3 phases de fonctionnement du SGI sont :
> La phase de collecte, avec comme recommandation initiale de minimiser les points de collecte. Concernant la phase de collecte, il est important d’identifier les points de collecte, et surtout de ne pas confondre point de collecte et lieu de stockage (système de référence).
> La phase de traitement et organisation, notamment à l’aide du flux de travail.
> La phase de définition des priorités et planification, avec le calendrier comme outil décisionnel.

Pour plus d’information sur cette méthode, téléchargez l’article complet…

presentation_j2mt.pdf

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